Basware präsentiert KI-Agenten zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung

Automatisierung in der Finanzverwaltung: Baswares Weg zu autonomen Rechnungsprozessen

Die Digitalisierung hat zahlreiche Geschäftsbereiche transformiert, und die Finanzverwaltung bildet hierbei keine Ausnahme. Insbesondere im Bereich der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) zeigt sich ein wachsender Bedarf an Effizienzsteigerung und Automatisierung. Vor diesem Hintergrund hat das Unternehmen Basware, ein Anbieter von Lösungen für das Invoice Lifecycle Management, neue Entwicklungen vorgestellt, die auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) setzen, um Rechnungsprozesse vollständig zu automatisieren.

Die Vision der "Agentic Finance"

Basware verfolgt das Konzept der "Agentic Finance", bei dem KI-Agenten im Auftrag von Unternehmen Finanztransaktionen abwickeln. Dieses Modell zielt darauf ab, Entscheidungen zu beschleunigen, die Präzision zu erhöhen und letztlich konkrete Geschäftsergebnisse zu liefern. Jason Kurtz, CEO von Basware, formulierte die langfristige Vision des Unternehmens: eine zu 100% automatisierte, 100% konforme und 100% geschützte Rechnungsverarbeitung zu erreichen.

Ein zentraler Aspekt dieser Entwicklung ist die Überwindung manueller Prozesse, die oft fehleranfällig und zeitaufwendig sind. Die Einführung von KI-Agenten soll die Kreditorenbuchhaltung von der reinen Transaktionsverarbeitung hin zu einer strategischen Funktion entwickeln.

Aktuelle KI-Agenten und ihre Funktionen

Bereits im November führte Basware die Lösung InvoiceAI ein, die generative KI, AI-Agenten, natürliche Sprachverarbeitung und Deep Learning kombiniert. Diese Technologie zielt darauf ab, den gesamten Rechnungsprozess von der Erfassung bis zum Abgleich zu optimieren. Zwei spezifische KI-Agenten wurden dabei hervorgehoben:

• AP Data Agent: Dieser Agent ermöglicht es Benutzern, Rechnungsdaten mittels natürlicher Sprache abzufragen. Beispiele hierfür sind Fragen wie "Zeigen Sie mir alle Rechnungen, die in Deutschland auf Genehmigung warten" oder "Welche Lieferanten haben uns diesen Monat Skonto gewährt?". Der Agent liefert umgehend Antworten, die zur Optimierung von Abläufen genutzt werden können.
• AP Business Agent: Dieser Agent bietet kontextbezogene und Echtzeit-Anleitungen zu den besten nächsten Schritten bei der Bearbeitung von Rechnungen. Ziel ist es, den Prozess zu straffen und Reibungsverluste zu minimieren.

Diese Agenten sind darauf ausgelegt, die Fähigkeiten der AP-Teams zu erweitern, ohne menschliche Arbeitskräfte zu ersetzen. Sie fungieren als digitale Teammitglieder, die bei der Ausführung von Routineaufgaben unterstützen, sodass sich menschliche Mitarbeiter auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können.

Der Übergang von Automatisierung zu Autonomie

Die Einführung dieser Agenten markiert einen Schritt von der bloßen Automatisierung zur Autonomie in der Finanzverwaltung. Während die Automatisierung auf vordefinierten Regeln basiert, ermöglicht die Autonomie den Systemen, selbstständig zu lernen und Entscheidungen zu treffen. Dies ist besonders relevant für wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben in der Rechnungsverarbeitung, die keine einzigartigen menschlichen Fähigkeiten erfordern.

Eine globale Umfrage, die von FT Longitude im Auftrag von Basware durchgeführt wurde, ergab, dass 61% von 200 befragten Finanzverantwortlichen in den USA, Großbritannien, Frankreich und Deutschland KI-Agenten meist experimentell eingesetzt haben. Ein Viertel gab an, nicht vollständig zu verstehen, wie ein KI-Agent in der Praxis funktioniert. Dies deutet darauf hin, dass der Übergang von der experimentellen zur operativen Nutzung von KI-Agenten noch nicht flächendeckend vollzogen ist.

Vertrauen durch Design: Governance und Kontrolle

Ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Implementierung autonomer KI-Systeme ist das Vertrauen. Finanzteams werden Aufgaben nur dann an die KI delegieren, wenn sie sicherstellen können, dass sie die Kontrolle behalten. Dies erfordert, dass jede KI-Aktion nachvollziehbar, prüfbar und über einen einzigen, gesteuerten Ausführungspfad erfolgt.

Baswares Ansatz zur "Agentic AI" basiert auf dem Prinzip "Trust by Design". Das bedeutet, dass die Plattform so konzipiert ist, dass jede KI-Entscheidung erklärbar, prüfbar und durch dieselben Kontrollen geregelt ist, auf die sich Finanzteams bereits verlassen. Jason Kurtz betonte: "Autonomie ohne Vertrauen ist einfach ein Risiko."

Jede Aktion eines KI-Agenten innerhalb der Invoice Lifecycle Management Plattform von Basware wird über einen zentralen Policy Engine und eine Reihe von "Autonomy Gates" gesteuert. Diese Gates wenden die Geschäftsregeln, Compliance-Anforderungen und Risikoschwellen des jeweiligen Kunden an, bevor eine Aktion ausgeführt wird. Dies stellt sicher, dass die KI mehr Aufgaben übernehmen kann, während Finanzteams volle Transparenz, Kontrolle und einen vollständigen Prüfpfad für jede autonome Entscheidung behalten.

Zukünftige Entwicklungen und Vorteile für Unternehmen

Basware plant, weitere KI-Innovationen in seine Plattform zu integrieren und neue Agenten einzuführen, die über die Bereitstellung von Einblicken hinausgehen. Zukünftige Agenten sollen dabei helfen, Prioritäten zu setzen, Lösungen zu automatisieren und Verbindungen zwischen Systemen herzustellen, um schnellere und intelligentere Entscheidungen zu ermöglichen. Zu den geplanten Agenten gehören:

• AP Pro Agent: Dieser Agent wird generative KI nutzen, um AP-Mitarbeitern in Echtzeit bei der Lösung von Verarbeitungsfragen durch einfache, natürliche Sprachabfragen zu helfen. Dies soll Verzögerungen und manuellen Aufwand reduzieren.
• Supplier Agent: Dieser Agent wird bei der Verwaltung von Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungsanfragen unterstützen. Er soll automatisch Lieferanten anrufen, Streitigkeiten erläutern, Anrufe zusammenfassen und nächste Schritte definieren, um schnellere Lösungen zu erzielen.

Billerud, ein Hersteller von Papier- und Verpackungsmaterialien, setzte Baswares InvoiceAI frühzeitig ein und verzeichnete bereits positive Ergebnisse. Jesper Persson, Business Developer bei Billerud, kommentierte, dass die Rechnungsqualität sich erheblich verbessert habe und die KI sich kontinuierlich weiterentwickle. Die erzielten Effizienzgewinne hätten sich direkt in messbaren Kosteneinsparungen niedergeschlagen und zu einem schnellen Return on Investment innerhalb weniger Monate geführt.

Basware betrachtet KI nicht als Schlagwort oder Zusatzfunktion, sondern als integralen Bestandteil des Geschäftsmodells. Das Unternehmen plant, die KI intelligent, sicher und ethisch einzusetzen, um Kunden dabei zu unterstützen, Kosteneffizienz zu steigern, Abläufe zu verbessern und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Die neuen Funktionen werden voraussichtlich im Laufe des Jahres 2026 eingeführt.

Der Erfolg von KI-Agenten in der Finanzverwaltung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

• Das Ausmaß, in dem eine Organisation bereit ist, Aufgaben an die KI zu delegieren.
• Die präzise Übersetzung bestehender Geschäfts- und Governance-Regeln in eine für Agenten verständliche Form.
• Die Qualität der vorhandenen Rechnungsdaten.
• Die Qualität der eingesetzten KI-Technologie.

Fazit

Die Entwicklungen bei Basware zeigen einen klaren Trend in der Finanzverwaltung hin zu einer stärkeren Autonomie durch KI-Agenten. Durch die Kombination von fortschrittlicher KI mit einem starken Fokus auf Governance und Vertrauen strebt das Unternehmen an, Rechnungsprozesse nicht nur zu automatisieren, sondern sie zu einem strategischen Hebel für Effizienz und Wachstum zu machen. Für B2B-Kunden, die ihre Finanzprozesse optimieren möchten, bieten diese Innovationen das Potenzial, manuelle Aufwände zu reduzieren, die Compliance zu verbessern und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

Bibliography:

1. Basware Press Office. (2026, February 24). Basware Reveals Future of Intelligent Finance. Basware News.
2. Basware. (2026, February 24). Basware Reveals Future of Intelligent Finance. PR Newswire.
3. Daws, R. (2026, February 24). Deploying agentic finance AI for immediate business ROI. AI News.
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5. Towner, L. (2026, February 24). Basware Launches New Agentic AI Capabilities to Transform Intelligent Finance. FF News.
6. Basware Blog. (2025, April 29). On a Journey to 100% Automated, 100% Compliant and 100% Protected Invoice Processes.
7. Basware Blog. (2025, December 15). From Bottlenecks to Breakthroughs: Rethink PO Invoice Processing with AI.
8. Basware Blog. (2024, October 18). Rethinking Accounts Payable: AI, Compliance & Automation.
9. Basware Blog. (2026, February 5). Four Forces Shaping the Future of AP with Invoice Lifecycle Management.
10. AI News. (2026, February 24). Basware's AI agents: From invoicing to '100% automated'.