// Lösungen · Öffentliche Verwaltung
KI für die öffentliche Verwaltung, Behörden und Kommunen
Akten sichten, Vermerke entwerfen, Bürgeranfragen beantworten: Mindverse Studio übernimmt die Textarbeit im Verfahren — mit Verweis auf Ihre Rechtsgrundlagen, verarbeitet in Deutschland. Gezeichnet wird im Amt.
- Verarbeitung
- 100 % Deutschland
- Modelle
- Sovereign verfügbar
- Testphase
- 7 Tage · ohne Karte
// KI-Assistenz
Ein KI-Assistent, der Akten sichtet, Rechtsgrundlagen findet und Vermerke entwirft
Die drei Aufgaben, die im Verwaltungsalltag die meiste Schreibzeit kosten — und in denen KI den größten Hebel hat.
Vorgänge aufbereiten
Umfangreiche Akten werden gesichtet, Stellungnahmen chronologisch geordnet und der Sachverhalt auf das Wesentliche reduziert. Jede Angabe verweist auf Dokument und Seite.
KI-Analyse entdecken 02Rechtsgrundlagen auffinden
Satzungen, Richtlinien und Dienstanweisungen werden durchsuchbar. Die KI nennt die einschlägige Stelle, statt eine plausible Formulierung zu erfinden.
Wissensdatenbanken entdecken 03Vermerke und Schreiben entwerfen
Vermerke, Bescheide, Anschreiben und Ratsvorlagen entstehen als Entwurf in Ihrem Duktus und auf Basis Ihrer Muster. Sie prüfen, ergänzen und zeichnen.
Content erstellen entdeckenVorgang 61.2-2026-118
Vermerk zur Bauvoranfrage
- Aktenlage Gesichtet
7 Dokumente · chronologisch geordnet
- Sachverhalt Entwurf
Antrag, Stellungnahmen, Ortstermin
- Rechtsgrundlage Zitiert
Satzung § 4 Abs. 2 · Dienstanweisung 11
- Würdigung Bei Ihnen
Gliederung steht · Ermessen liegt bei Ihnen
Hinweis der KI: Die Stellungnahme des Fachbereichs Umwelt vom 12.05. widerspricht dem Antrag in der Frage der Versiegelung — bitte würdigen.
// Vermerk
Den Sachverhalt baut die KI auf. Die Würdigung schreiben Sie.
In den meisten Vorgängen steckt der Aufwand nicht in der Entscheidung, sondern im Zusammentragen: Antrag, Stellungnahmen mehrerer Fachbereiche, Fristen, Vorgeschichte. Laden Sie den Vorgang hoch — auch als Scan, die Texterkennung übernimmt den Rest. Die KI ordnet chronologisch, führt widersprüchliche Stellungnahmen zusammen und legt die Gliederung des Vermerks vor.
- Chronologie aus Antrag, Stellungnahmen und Korrespondenz automatisch erstellt
- Widersprüche zwischen Fachbereichen werden markiert statt überlesen
- Einschlägige Satzungs- und Richtlinienstellen werden zitiert
- Ihre Vermerksvorlage als Struktur — die KI füllt, Sie würdigen
// Digitale Souveränität
Verwaltungsdaten gehören nicht in eine fremde Cloud
Sozialgeheimnis, Steuergeheimnis, Melderecht: Für Behörden ist der Verarbeitungsort keine Präferenz, sondern eine Bedingung. Mindverse ist von Grund auf dafür gebaut — nicht nachträglich zertifiziert.
Verarbeitung in Deutschland
Rechenzentren in Deutschland, Region eu-de. Mit Sovereign-Modellen bleibt auch das Sprachmodell auf deutscher Infrastruktur — kein Drittstaatentransfer im Verarbeitungsweg.
Unterlagen für die Vergabe
AVV nach Art. 28 DSGVO, Angaben zu Subunternehmern, technisch-organisatorische Maßnahmen und Löschkonzept — aufbereitet für Vergabestelle und Datenschutzbeauftragte.
Keine Anbieterabhängigkeit
Die Architektur ist modellunabhängig: Sie wählen zwischen europäischen, offenen und Sovereign-Modellen und bleiben wechselfähig, statt sich an einen Anbieter zu binden.
Nachvollziehbar für die Prüfung
Rollen und Rechte je Amt oder Fachbereich, Audit-Logs über Zugriffe und Protokolle für automatisierte Läufe. Jede KI-Aussage verweist auf ihre Quelle.
Datenpfad
Eingang
Verschlüsselte Übertragung in den Workspace Ihres Hauses.
Verarbeitung
Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Region eu-de.
Modell
Sovereign-Modelle vollständig auf deutscher Infrastruktur.
Nachweis
Zugriffe und Läufe im Audit-Log dokumentiert.
Kein automatisierter Verwaltungsakt
Mindverse Studio erlässt keine Bescheide und trifft keine Ermessensentscheidungen. § 35a VwVfG lässt den vollautomatisierten Verwaltungsakt nur zu, wo eine Rechtsvorschrift ihn ausdrücklich vorsieht. Die KI sichtet und formuliert — gezeichnet wird von der zuständigen Person.
// Mindverse Studio
Ihre Dienstanweisungen werden zur Arbeitsgrundlage der KI
Satzungen, Richtlinien und Muster liegen ohnehin vor. Mindverse Studio macht sie durchsuchbar — und zur Quelle jeder KI-Antwort.
// Wissensdatenbanken
Satzungen, Richtlinien und Muster als verlässliche Quelle
Legen Sie Satzungen, Dienstanweisungen, Förderrichtlinien und Musterschreiben als Wissensdatenbank an. Die KI antwortet aus genau diesen Dokumenten und nennt die Fundstelle — freigegeben für das gesamte Haus oder nur für ein Amt.
- Antworten mit Fundstelle statt allgemeinem Internetwissen
- Freigabestufen: privat, Fachbereich oder hausweit
- OCR und Volltextsuche über gescannte Altbestände
Wissensdatenbank
Unternehmenswissen
Produkthandbuch-2025.pdf
PDF · 214 Seiten · vor 2 Std
Vertriebsleitfaden.docx
DOCX · 36 Seiten · vor 1 Tag
intranet.firma.de
Website · 128 Unterseiten
// Sitzungen & Protokolle
Aus der Sitzung wird das Protokoll
Ratssitzungen, Ausschüsse und Besprechungen laden Sie als Audio- oder Videodatei hoch. Die Transkription liefert Text mit Sprecherkennung und Zeitmarken — und daraus ein strukturiertes Protokoll mit Beschlüssen und Aufgabenliste, das Sie nur noch prüfen.
- Aus 60 Minuten Sitzung wird in Minuten ein Protokollentwurf
- Sprecherkennung und Zeitstempel für die Nachvollziehbarkeit
- Beschlüsse und Aufgaben werden als Liste herausgezogen
// Automatisierung
Wiederkehrende Verfahren als Workflow — mit Zeichnung
Die Vorprüfung eingehender Anträge, wiederkehrende Berichte oder Serienkorrespondenz definieren Sie einmal als Workflow. Was unklar bleibt oder eine Schwelle überschreitet, landet automatisch bei der zuständigen Person — nichts verlässt das Haus ohne Zeichnung.
- Visueller Workflow-Builder mit Freigabeschritt
- Zeitgesteuert oder per Ereignis ausgelöst
- Ereignis-Logs für jede Ausführung — prüffest dokumentiert
Trigger
Neue E-Mail
Wissen
RAG-Suche
KI-Schritt
Antwort entwerfen
Freigabe
Human-in-the-Loop
// Einsatzbereiche
Wo Verwaltungen mit Mindverse arbeiten
Von der Bauaufsicht bis zum Ratsbüro — überall dort, wo aus Aktenlage Text werden muss.
Aktenbearbeitung & Vermerke
Umfangreiche Vorgänge sichten, Sachverhalte chronologisch aufbereiten und Vermerke strukturiert entwerfen — mit Verweis auf Fundstelle und Rechtsgrundlage.
KI-Analyse ansehen 02Bürgeranfragen
Anfragen klassifizieren, dem Fachbereich zuordnen und auf Basis Ihrer Satzungen und Dienstanweisungen als Entwurf beantworten.
Anfragen automatisierenGremien- und Ratsvorlagen
Beschlussvorlagen, Sachstandsberichte und Anlagen aus vorhandenen Unterlagen entwerfen — einheitlich strukturiert und fristgerecht.
Förderanträge & Verwendungsnachweise
Förderrichtlinien auswerten, Anträge textlich vorbereiten und Verwendungsnachweise gegen die Auflagen prüfen.
Verständliche und Leichte Sprache
Bescheide, Merkblätter und Webtexte in verständliche Sprache übertragen — ein spürbarer Beitrag zur Barrierefreiheit.
KI-Texteditor ansehen 06Sitzungen & Protokolle
Aus der Aufzeichnung einer Sitzung entsteht in Minuten ein strukturiertes Protokoll mit Beschlüssen und Aufgabenliste.
Transkription ansehen// Hintergrund
KI in der Verwaltung: was heute wirklich trägt
Nicht der automatisierte Bescheid, sondern die belegte Zuarbeit ist der Bereich, in dem Sprachmodelle im Verfahren standhalten.
Der Personalmangel ist da — die Aufgaben bleiben
Verwaltungen verlieren in den kommenden Jahren einen erheblichen Teil ihrer Beschäftigten an den Ruhestand, während Verfahren und Dokumentationspflichten nicht weniger werden. KI ersetzt keine Stellen, aber sie nimmt den verbleibenden Beschäftigten die Textproduktion ab: Vermerk, Anschreiben, Vorlage, Bericht. Der Content-Editor liefert den Entwurf, die Bewertung bleibt im Amt.
Ohne Fundstelle ist eine Antwort in der Verwaltung nicht verwendbar
Eine Auskunft, die sich nicht auf Satzung, Richtlinie oder Dienstanweisung zurückführen lässt, ist im Verwaltungsverfahren wertlos — und im Widerspruchsfall ein Risiko. Deshalb arbeitet Mindverse Studio gegen Ihre eigenen Dokumente: Antworten entstehen aus Ihren Wissensdatenbanken und nennen die Fundstelle. Was nicht belegt ist, wird als unbelegt gekennzeichnet.
Souveränität entscheidet über die Beschaffung, nicht über die Funktion
In der Verwaltung scheitern KI-Projekte selten an fehlenden Funktionen, sondern an der Frage, wo die Daten liegen und wer darauf zugreifen kann. Mit Verarbeitung in Deutschland und Sovereign-Modellen ist diese Frage beantwortet, bevor sie das Projekt aufhält. Die technischen Details stehen unter Sicherheit.
Mensch entscheidet, Maschine formuliert
§ 35a VwVfG lässt den vollautomatisierten Verwaltungsakt nur dort zu, wo eine Rechtsvorschrift ihn ausdrücklich vorsieht — und nie bei Ermessen. Das ist keine Einschränkung, sondern die praktikable Arbeitsteilung: Die KI übernimmt Sichten und Formulieren, die Verantwortung bleibt bei der zeichnenden Person. Genau dieses Modell bilden die Workflows mit Freigabeschritt ab.
// FAQ
Häufige Fragen zu KI in der öffentlichen Verwaltung
Warum ist digitale Souveränität in der Verwaltung mehr als ein Schlagwort?
Entscheidet die KI über Anträge oder erlässt sie Bescheide?
Wie funktioniert die Beschaffung?
Dürfen personenbezogene Daten aus Verfahren verarbeitet werden?
Kann die KI unsere Dienstanweisungen und Rechtsgrundlagen berücksichtigen?
Hilft KI bei Bürgeranfragen und Leichter Sprache?
Wie lässt sich der Einsatz gegenüber Datenschutzbeauftragten und Rechnungsprüfung belegen?
Was kostet der Einsatz in einer Behörde?
// Jetzt starten
Souveräne KI für Ihr Haus
Testen Sie Mindverse Studio 7 Tage kostenlos — oder lassen Sie sich in einer Demo zeigen, wie ein Vermerk mit KI entsteht.
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