Dieser Workflow verarbeitet eingehende Rechnungen automatisch mit KI. Rechnungsdaten aus Gmail werden erkannt, strukturiert ausgelesen und direkt in Google Sheets sowie Notion dokumentiert. So sparen Teams Zeit, reduzieren manuelle Fehler und behalten ihre Finanzprozesse im Blick.
Mit Mindverse Studio automatisieren Sie die Verarbeitung eingehender Rechnungen von Anfang bis Ende – ohne aufwendige Entwicklung. Der Workflow überwacht Ihr Gmail-Postfach, erkennt neue Rechnungen automatisch und nutzt einen KI-Agenten, um relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Datum und Fälligkeit zuverlässig auszulesen. Anschließend werden die Daten strukturiert in Google Sheets eingetragen und zusätzlich in Notion dokumentiert, damit Buchhaltung, Einkauf und Finance-Teams jederzeit auf einen zentralen, aktuellen Datenbestand zugreifen können.
Besonders wertvoll ist dieser Workflow für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen oder wiederkehrenden manuellen Prozessen. Statt PDF-Dateien per Hand zu öffnen, Werte zu übertragen und Listen zu pflegen, übernimmt Mindverse Studio diese Schritte automatisch. Über den visuellen No-Code Workflow Builder definieren Sie die Logik, verbinden Gmail, Google Sheets und Notion und hinterlegen eigene Anweisungen für Ihren KI-Agenten. So lässt sich der Prozess an Ihre internen Anforderungen anpassen – etwa für Freigaben, Kontierungsregeln oder Prüfmechanismen.
Das Ergebnis: schnellere Abläufe, weniger Übertragungsfehler, mehr Transparenz und ein skalierbarer Finanzprozess, der mit Ihrem Unternehmen wächst.
Der Workflow eignet sich für Rechnungen, die per E-Mail in Gmail eingehen – typischerweise als PDF-Anhang. Je nach Aufbau können auch andere Formate verarbeitet werden, sofern die Inhalte maschinell lesbar sind.
Typische Felder sind Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Netto- und Bruttobetrag, Steuerbetrag sowie Währung. Der KI-Agent kann mit individuellen Anweisungen auf Ihre Anforderungen angepasst werden.
Ja. Mindverse Studio bietet einen visuellen No-Code Workflow Builder. Damit können Sie Trigger, KI-Schritte und Integrationen wie Gmail, Google Sheets und Notion per Oberfläche konfigurieren.
Sie können Validierungslogiken einbauen, etwa fehlende Felder markieren, einen Status in Notion setzen oder eine manuelle Prüfung auslösen. So bleibt Ihr Prozess kontrollierbar und revisionssicherer.
Google Sheets eignet sich hervorragend für tabellarische Übersichten, Exporte und Finance-Auswertungen. Notion ist ideal für Dokumentation, Statusverwaltung und teamübergreifende Zusammenarbeit.
Ja. Mit 1000+ Integrationen in Mindverse Studio können Sie den Prozess um Freigaben, Benachrichtigungen, ERP-Schnittstellen oder Archivierungslogiken erweitern.
Absolut. Gerade bei steigendem Rechnungsvolumen hilft die Automatisierung, manuelle Arbeit zu reduzieren, Fehler zu minimieren und Prozesse konsistent zu skalieren.