KI E-Mail schreiben kostenlos: Anleitung, Tools und Tipps 2025

Warum mit KI E-Mails schreiben?

E-Mails schreiben kostet Zeit – besonders wenn man täglich viele davon verfassen muss. KI-Tools können dabei erheblich helfen: Sie liefern professionelle Formulierungen in Sekunden, helfen beim richtigen Ton und sparen wertvolle Arbeitszeit. Ob Geschäftsmail, Bewerbungsschreiben, Kundenanfragen oder Newsletter – mit dem richtigen KI-Tool gelingt jede E-Mail besser und schneller.

Die besten kostenlosen KI-Tools zum E-Mail schreiben

ChatGPT (openai.com)

ChatGPT ist das vielseitigste Tool zum KI-gestützten E-Mail-Schreiben. Einfach den Anlass und die wichtigsten Informationen eingeben, und ChatGPT formuliert eine vollständige, professionelle E-Mail. Die kostenlose Version bietet sehr gute Ergebnisse für die meisten E-Mail-Typen. Beispiel-Prompt: "Schreib eine höfliche Nachfass-E-Mail an einen Geschäftspartner, den ich letzte Woche um ein Angebot gebeten habe."

Claude (claude.ai)

Claude von Anthropic ist besonders für natürlich klingende, gut strukturierte Texte bekannt – ideal für E-Mails, die nicht nach KI klingen sollen. Die kostenlose Version ist unter claude.ai zugänglich und eignet sich hervorragend für längere oder komplexere E-Mails.

Google Gemini (gemini.google.com)

Gemini ist als KI-Assistent direkt in die Google Workspace-Umgebung integriert und kann E-Mails direkt in Gmail unterstützen. Die kostenlose Version unter gemini.google.com ist ein solider Ausgangspunkt.

Microsoft Copilot (copilot.microsoft.com)

Microsoft Copilot ist direkt in Outlook integriert und unterstützt beim Verfassen, Zusammenfassen und Beantworten von E-Mails – besonders praktisch für Nutzer im Microsoft-Ökosystem. Eine kostenlose Basisversion ist verfügbar.

Mindverse

Mindverse (mind-verse.de) ist eine deutschsprachige KI-Plattform, die speziell für den DACH-Markt entwickelt wurde. Sie bietet KI-gestützte Textgenerierung und eignet sich auch für das Verfassen professioneller E-Mails auf Deutsch.

Schritt für Schritt: Mit KI eine E-Mail schreiben

1. Anlass und Ziel definieren: Was soll die E-Mail erreichen? (Anfrage, Beschwerde, Nachfassen, Dankeschön etc.)
2. Empfänger und Tonalität angeben: Formell oder locker? Wer bekommt die E-Mail?
3. Prompt formulieren: Dem KI-Tool mitteilen: Anlass, Empfänger, wichtige Informationen, gewünschte Länge und Tonalität
4. Ergebnis anpassen: Den KI-Entwurf lesen und mit eigenen Details, Zahlen oder persönlichen Bezügen ergänzen
5. Senden: Finale E-Mail noch einmal auf Fehler und korrekte Fakten prüfen

Beispiel-Prompts für KI E-Mails

Für eine Anfrage

"Schreib eine professionelle Anfrage-E-Mail an einen Lieferanten. Ich möchte Preise für 500 Einheiten des Produkts XY erfragen und nach Lieferzeiten fragen. Tonalität: sachlich und höflich."

Für eine Entschuldigung

"Formuliere eine kurze Entschuldigungs-E-Mail an einen Kunden, der auf eine Bestellung 5 Tage warten musste. Erkläre, dass es technische Probleme gab, und biete als Wiedergutmachung einen Rabatt an. Tonalität: professionell und empathisch."

Für eine Bewerbung

"Schreib ein E-Mail-Anschreiben für eine Bewerbung als Online-Marketing-Manager bei einem mittelständischen Unternehmen. Ich habe 3 Jahre Erfahrung in SEO und Social Media. Tonalität: professionell und motiviert."

Tipps für bessere KI-E-Mails

• Spezifisch sein: Je mehr Kontext du dem KI-Tool gibst, desto besser das Ergebnis
• Tonalität angeben: Formell, halbformell oder locker? Das macht einen großen Unterschied
• Eigene Details ergänzen: KI kennt keine persönlichen Informationen – Zahlen, Namen und spezifische Details immer selbst einpflegen
• Fakten prüfen: Niemals KI-generierte Fakten ungeprüft übernehmen
• Betreffzeile nicht vergessen: Bitte die KI, auch eine aussagekräftige Betreffzeile zu formulieren

KI E-Mails: Ist das erlaubt?

Grundsätzlich ist es erlaubt, KI beim Schreiben von E-Mails zu nutzen. Wichtig ist, dass die Inhalte der Wahrheit entsprechen und du als Absender für den Inhalt verantwortlich bleibst. In bestimmten formellen Kontexten (z.B. rechtliche Schreiben) sollte der Entwurf immer von einem Fachmann geprüft werden.

Fazit: Mit KI effizienter E-Mails schreiben

KI-Tools wie ChatGPT, Claude und Gemini machen das E-Mail-Schreiben deutlich effizienter. Statt lange an Formulierungen zu feilen, liefern sie in Sekunden professionelle Entwürfe, die du nur noch anpassen musst. Für deutschsprachige Nutzer bietet Mindverse (mind-verse.de) darüber hinaus eine KI-Plattform speziell für den DACH-Markt. Starte mit den kostenlosen Versionen – für die meisten E-Mail-Aufgaben reichen diese vollständig aus.