Effiziente Migration zu SAP Analytics Cloud durch automatisierte AfO-Workbook-Analyse

Automatisierte Analyse von SAP AfO-Workbooks: Ein Weg zu effizienterer SAC-Migration

In der heutigen Unternehmenslandschaft ist die kontinuierliche Optimierung und Modernisierung von IT-Infrastrukturen entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit. Insbesondere im Bereich des Datenmanagements und Reportings stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre bestehenden SAP-Reporting-Landschaften zu transformieren. Ein zentrales Element dieser Transformation ist häufig die Migration zu modernen Cloud-Lösungen wie der SAP Analytics Cloud (SAC). Eine signifikante Hürde bei diesem Prozess stellt die oft unübersichtliche und umfangreiche Anzahl an Analysis-for-Office (AfO)-Workbooks dar, die sich über Jahre hinweg angesammelt haben.

Die Herausforderung: Unübersichtliche AfO-Landschaften

Unternehmen, die eine Modernisierung ihrer SAP-Reporting-Landschaft anstreben oder eine Transformation zu Cloud-basierten Lösungen wie der SAP Analytics Cloud (SAC) oder SAP Datasphere planen, sehen sich häufig mit Tausenden, manchmal Zehntausenden von AfO-Workbooks konfrontiert. Diese Workbooks, die über Jahre hinweg erstellt und angepasst wurden, bilden oft einen blinden Fleck in der IT-Strategie. Die größte Schwierigkeit bei der Migration liegt nicht primär in der technischen Durchführung, sondern in der mangelnden Transparenz über den tatsächlichen Inhalt und die Nutzung dieser Bestände.

Fragen wie die nach der tatsächlichen Nutzung einzelner Reports, den enthaltenen Queries, Strukturen, Hierarchien und Filtern oder der Identifikation redundanter, veralteter oder geschäftskritischer Workbooks bleiben oft unbeantwortet. Eine manuelle Bestandsaufnahme dieser Datenflut ist äußerst zeitaufwendig und kann Monate bis Jahre in Anspruch nehmen, was den gesamten Transformationsprozess erheblich verzögert und die Ressourcen stark beansprucht.

PRISMA: Eine Lösung für mehr Transparenz und Effizienz

Um dieser Komplexität entgegenzuwirken, wurde PRISMA (Portfolio Reporting Intelligence for Story & Migration Acceleration) entwickelt. Diese Lösung bietet einen automatisierten Ansatz zur Analyse von AfO-Workbooks. Ziel ist es, verborgene Strukturen sichtbar zu machen und eine fundierte Basis für eine zielgerichtete SAC-Transformation zu schaffen.

PRISMA unterstützt Unternehmen dabei, folgende kritische Aufgaben zu bewältigen:

• Automatisierte Auswertung: Queries, Strukturen, Hierarchien und Filter innerhalb der Workbooks werden systematisch erfasst und analysiert.
• Identifikation von Redundanzen: Die Lösung hilft, redundante, veraltete oder nicht mehr genutzte Workbooks zu erkennen. Gleichzeitig werden geschäftskritische Reports identifiziert, deren Migration prioritär behandelt werden muss.
• Erstellung von Analyse-Reports: PRISMA generiert detaillierte Analyse-Reports, die eine Übersicht über die Coverage und eine Qualitätsbewertung der Workbooks liefern.
• KI-gestützte Optimierung: Die Lösung kann Layout, Navigation und KPI-Abbildungen KI-gestützt optimieren, um die spätere Nutzung in der SAC zu verbessern.

Der Effizienzgewinn durch den Einsatz von PRISMA ist signifikant. Während eine manuelle Analyse eines einzelnen Workbooks zwischen 15 und 60 Minuten beanspruchen kann und zudem fehleranfällig ist, benötigt PRISMA für dieselbe Aufgabe lediglich 30 Sekunden bis zwei Minuten. Dies ermöglicht die automatisierte Verarbeitung Tausender Workbooks innerhalb weniger Wochen, was manuell Monate bis Jahre dauern würde.

Von der Analyse zur SAC Story: Beschleunigung der Transformation

Die Analyse der AfO-Workbooks ist jedoch nur der erste Schritt. Die gewonnenen Erkenntnisse bilden die Grundlage für strategische Entscheidungen: Welche Reports sollen beibehalten, welche gelöscht, welche migriert oder überarbeitet werden? Auf dieser fundierten Basis kann PRISMA in wenigen Minuten fachlich korrekte SAC Stories generieren. Dies verbindet die umfassende Bestandsanalyse mit einer konkreten Beschleunigung der Story-Erstellung und der gesamten Migration.

Die Vorteile dieser integrierten Herangehensweise sind vielfältig:

• Umfassende Transparenz: Es entsteht ein vollständiger Überblick über die gesamte AfO-Landschaft.
• Reduzierter Analyseaufwand: Der manuelle Aufwand für die Analyse wird erheblich reduziert, was zu einer präziseren Migrationsplanung führt.
• Minimierte Risiken: Durch eine klare Priorisierung und eine fundierte Entscheidungsgrundlage werden Transformationsrisiken minimiert.
• Grundlage für Neugestaltung: Die Analyseergebnisse dienen als Basis für die Generierung von SAC Stories und die Neugestaltung des Reportings.

Unternehmen werden von der Analyse bestehender Reporting- und Planungslandschaften über die Definition einer Zielarchitektur bis hin zur Implementierung moderner Data- & AI-Lösungen begleitet. Dabei wird tiefgreifendes SAP-Know-how mit technologieübergreifender Expertise und langjähriger Projekterfahrung kombiniert.

Die frühzeitige Schaffung von Klarheit über den AfO-Mappenbestand ermöglicht einen gezielteren Einsatz von Zeit, Budget und Ressourcen für die Migration und ebnet somit den Weg zu einer erfolgreichen Implementierung der SAP Analytics Cloud.

Fazit

Die Migration und Modernisierung von SAP-Reporting-Landschaften stellt für viele Unternehmen eine komplexe Aufgabe dar, die durch die schiere Menge an historisch gewachsenen AfO-Workbooks erschwert wird. Eine automatisierte Analyse durch Lösungen wie PRISMA bietet einen effizienten Weg, diese Herausforderungen zu meistern. Durch die Schaffung von Transparenz, die Reduzierung des manuellen Aufwands und die Beschleunigung der SAC Story-Generierung können Unternehmen ihre Transformationsprojekte effizienter und risikoärmer gestalten. Dies ermöglicht eine schnellere Adaption moderner Datenplattformen und trägt maßgeblich zur Stärkung der datengestützten Entscheidungsfindung bei.

Bibliography

1. t3n Redaktion. (2026, September 12). SAP-Migration: AfO-Workbooks & SAC-Stories automatisieren. t3n – digital pioneers.
2. INFOMOTION GmbH. (n.d.). PRISMA: Transparenz für Ihre AfO-Landschaft. INFOMOTION.
3. t3n Redaktion. (2026, August 17). SAP-Migration: So analysierst du mit PRISMA Tausende AfO-Workbooks. FinanzNachrichten.de.