Dieser Workflow liest eingehende Rechnungen automatisch aus Gmail aus, extrahiert relevante Daten per KI und speichert sie strukturiert in Google Sheets und Notion. So reduzieren Sie manuellen Aufwand, vermeiden Übertragungsfehler und behalten Ihre Finanzprozesse jederzeit im Blick.
Mit Mindverse Studio automatisieren Sie die Verarbeitung eingehender Rechnungen von Anfang bis Ende – ohne komplizierte Entwicklung und ohne manuelles Copy-&-Paste. Der Workflow startet automatisch, sobald eine neue Rechnung per Gmail eingeht. Ein KI-Agent analysiert den Anhang oder den E-Mail-Inhalt, erkennt wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Datum, Fälligkeitsdatum und Kategorie und bereitet die Daten strukturiert auf.
Anschließend werden die extrahierten Informationen automatisch in Google Sheets eingetragen, damit Ihr Finance-Team eine zentrale, auswertbare Übersicht erhält. Parallel kann in Notion ein Eintrag oder eine Seite erstellt werden, um Rechnungen intern zu dokumentieren, Freigaben vorzubereiten oder die Buchhaltung mit weiteren Kontextinformationen zu versorgen. So entsteht ein transparenter, nachvollziehbarer und skalierbarer Rechnungsprozess.
Dank des visuellen No-Code Workflow Builders, KI-Agenten mit eigenen Anweisungen, automatischen Triggern und Aktionen sowie 1000+ Integrationen lässt sich der Ablauf exakt an Ihre bestehenden Finanzprozesse anpassen. Ob für kleine Teams, wachsende Unternehmen oder Enterprise-Abteilungen: Mit Mindverse Studio verarbeiten Sie Rechnungen schneller, präziser und deutlich effizienter.
Der Workflow kann Rechnungen aus Gmail verarbeiten, die als E-Mail-Inhalt oder Dateianhang eingehen, zum Beispiel als PDF. Mit passenden KI-Anweisungen lassen sich verschiedene Layouts und Lieferantenformate zuverlässig abdecken.
Typische Felder sind Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Steuerbetrag sowie weitere individuelle Informationen. Die Felder können in Mindverse Studio flexibel definiert werden.
Ja. Mindverse Studio bietet einen visuellen No-Code Workflow Builder, mit dem Sie Trigger, KI-Agenten und Aktionen per Oberfläche zusammenstellen. Technisches Vorwissen ist dafür nicht zwingend erforderlich.
Google Sheets eignet sich ideal für strukturierte Finanzübersichten, Auswertungen und Exporte. Notion ist besonders hilfreich für Dokumentation, Zusammenarbeit, Freigabeprozesse und interne Notizen rund um einzelne Rechnungen.
Ja. Der Workflow ist skalierbar und eignet sich sowohl für kleine Teams als auch für Enterprise-Umgebungen mit hohem Dokumentenaufkommen. Automatische Trigger und standardisierte KI-Verarbeitung reduzieren manuellen Aufwand deutlich.
Ja. Sie können in Gmail und im Workflow Filter definieren, etwa für bestimmte Lieferanten, Labels, Betreffzeilen oder Dateiformate. So wird nur verarbeitet, was wirklich relevant ist.
KI spart Zeit, minimiert Übertragungsfehler und erkennt relevante Rechnungsdaten auch dann, wenn Formate unterschiedlich aufgebaut sind. Dadurch wird der gesamte Erfassungsprozess schneller, konsistenter und besser skalierbar.