Dieser Workflow automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen mit KI. Rechnungen aus Gmail werden erkannt, relevante Daten extrahiert und strukturiert in Google Sheets sowie Notion abgelegt. So reduzieren Sie manuellen Aufwand, vermeiden Fehler und beschleunigen Ihre Finanzprozesse.
Mit Mindverse Studio automatisieren Sie die Verarbeitung eingehender Rechnungen von Anfang bis Ende – ohne komplizierte Entwicklung und mit voller Kontrolle im visuellen No-Code Workflow Builder. Der Workflow erkennt neue Rechnungen in Gmail automatisch, liest Inhalte und Anhänge mit einem KI-Agenten aus und extrahiert zentrale Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Fälligkeitsdatum oder Leistungszeitraum. Anschließend werden die Daten sauber strukturiert in Google Sheets gespeichert und parallel in Notion dokumentiert, damit Finanzteams, Buchhaltung und Operations jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können.
Besonders wertvoll ist dieser Workflow für Unternehmen, die viele Rechnungen per E-Mail erhalten und manuelle Datenerfassung vermeiden möchten. Statt PDF-Dateien zu öffnen, Werte zu kopieren und Listen per Hand zu pflegen, übernimmt Mindverse Studio die wiederkehrenden Schritte automatisch. Dank individueller Anweisungen für KI-Agenten lässt sich die Extraktion exakt auf Ihre Rechnungsformate, Freigabeprozesse und internen Datenfelder anpassen. Über automatische Trigger und Aktionen startet der Ablauf sofort bei neuen E-Mails und skaliert zuverlässig auch bei hohem Volumen. So sparen Sie Zeit, senken Fehlerquoten und schaffen eine schnellere, transparentere Rechnungsverarbeitung mit einer Enterprise-KI-Plattform, die sich flexibel in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt.
Der Workflow eignet sich für Rechnungen, die per Gmail eingehen, insbesondere als PDF-Anhang oder im E-Mail-Text. Über KI-Agenten mit eigenen Anweisungen kann die Erkennung auf Ihre typischen Lieferanten und Dokumentformate angepasst werden.
Typische Felder sind Lieferantenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beträge, Steuerwerte, Währung und Leistungsbeschreibung. Sie können zusätzlich eigene Felder definieren, die für Ihre Buchhaltung oder Freigabe relevant sind.
Google Sheets eignet sich ideal für strukturierte Tabellen und schnelle Auswertungen. Notion ist hilfreich, wenn Sie Rechnungen zusätzlich dokumentieren, kommentieren oder in Freigabe- und Prüfprozesse einbinden möchten.
Ja. Mindverse Studio bietet einen visuellen No-Code Workflow Builder, mit dem Sie Trigger, Bedingungen, KI-Schritte und Integrationen per Oberfläche zusammenstellen können – ganz ohne eigene Entwicklung.
Die Genauigkeit hängt von der Qualität und Einheitlichkeit der Dokumente ab. Durch klare Agenten-Anweisungen, Prüfregeln und Validierungsschritte lässt sich die Zuverlässigkeit deutlich erhöhen. Für kritische Prozesse können Sie zusätzlich manuelle Freigaben einbauen.
Ja. Sie können Filter, Datenfelder, Prüfregeln, Statuslogiken und Folgeaktionen individuell konfigurieren. Dank 1000+ Integrationen lässt sich der Workflow auch mit weiteren Tools in Ihrer Finanzlandschaft verbinden.
Ja. Automatische Trigger und standardisierte Verarbeitung machen den Workflow besonders wertvoll bei wachsendem E-Mail-Aufkommen. So kann Ihr Team mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten.