Dieser Workflow verarbeitet eingehende Rechnungen automatisch mit KI. Rechnungsdaten werden aus E-Mails in Gmail extrahiert, strukturiert in Google Sheets erfasst und zur weiteren Bearbeitung in Notion dokumentiert.
Mit Mindverse Studio automatisieren Sie die Verarbeitung eingehender Rechnungen von Anfang bis Ablage – ohne manuelle Dateneingabe und ohne komplexe Entwicklung. Der Workflow überwacht Ihr Gmail-Postfach, erkennt neue Rechnungen automatisch und nutzt KI-Agenten, um relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Fälligkeitsdatum und Leistungszeitraum präzise zu extrahieren. Anschließend werden die Daten sauber in Google Sheets eingetragen und parallel in Notion dokumentiert, damit Buchhaltung, Finance und Operations jederzeit auf dem gleichen Stand sind.
Dank des visuellen No-Code Workflow Builders richten Sie den gesamten Ablauf schnell ein und passen ihn flexibel an Ihre Prozesse an. Eigene KI-Anweisungen helfen dabei, unterschiedliche Rechnungsformate, PDF-Anhänge oder Freitext in E-Mails zuverlässig zu interpretieren. Automatische Trigger und Aktionen sorgen dafür, dass neue Belege direkt verarbeitet werden, sobald sie eingehen. So reduzieren Sie Fehler, sparen Zeit bei der Vorerfassung und schaffen eine nachvollziehbare, skalierbare Grundlage für Ihre Finanzprozesse. Besonders für wachsende Teams ist dieser Workflow ideal, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und Rechnungsdaten zentral, strukturiert und sofort nutzbar bereitzustellen.
Der Workflow eignet sich für Rechnungen, die per Gmail eingehen – zum Beispiel als E-Mail-Text oder PDF-Anhang. Mit passenden KI-Anweisungen kann er auch unterschiedliche Layouts und Formate verarbeiten.
Typische Felder sind Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Steuerbetrag sowie Währung. Sie können die Felder in Mindverse Studio flexibel an Ihren Prozess anpassen.
Google Sheets eignet sich ideal für strukturierte Tabellen, Auswertungen und Exporte. Notion ist hilfreich, wenn Sie Rechnungen zusätzlich dokumentieren, kommentieren oder in Freigabe- und Prüfprozesse integrieren möchten.
Ja. In Mindverse Studio arbeiten Sie mit KI-Agenten, die eigene Anweisungen erhalten. So definieren Sie genau, welche Felder extrahiert werden sollen und wie mit unvollständigen oder uneinheitlichen Rechnungen umzugehen ist.
Nein. Der Workflow wird im visuellen No-Code Workflow Builder erstellt. Trigger, KI-Schritte und Integrationen lassen sich per Oberfläche konfigurieren, ohne selbst Code schreiben zu müssen.
Ja. Gerade Finance- und Operations-Teams profitieren davon, wiederkehrende Rechnungsverarbeitung zu standardisieren. Durch automatische Erfassung und zentrale Dokumentation wird der Prozess skalierbar und transparenter.
Ja. Sie können zusätzliche Schritte wie Benachrichtigungen, Freigaben, Plausibilitätsprüfungen oder Übergaben an weitere Tools ergänzen. Mindverse Studio unterstützt dafür 1000+ Integrationen.