Rechnungen mit KI verarbeiten

Mit Mindverse Studio automatisieren Sie die Verarbeitung eingehender Rechnungen von Anfang bis Ablage – ohne manuelle Dateneingabe und ohne komplexe Entwicklung. Der Workflow überwacht Ihr Gmail-Postfach, erkennt neue Rechnungen automatisch und nutzt KI-Agenten, um relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Fälligkeitsdatum und Leistungszeitraum präzise zu extrahieren. Anschließend werden die Daten sauber in Google Sheets eingetragen und parallel in Notion dokumentiert, damit Buchhaltung, Finance und Operations jederzeit auf dem gleichen Stand sind.

Dank des visuellen No-Code Workflow Builders richten Sie den gesamten Ablauf schnell ein und passen ihn flexibel an Ihre Prozesse an. Eigene KI-Anweisungen helfen dabei, unterschiedliche Rechnungsformate, PDF-Anhänge oder Freitext in E-Mails zuverlässig zu interpretieren. Automatische Trigger und Aktionen sorgen dafür, dass neue Belege direkt verarbeitet werden, sobald sie eingehen. So reduzieren Sie Fehler, sparen Zeit bei der Vorerfassung und schaffen eine nachvollziehbare, skalierbare Grundlage für Ihre Finanzprozesse. Besonders für wachsende Teams ist dieser Workflow ideal, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und Rechnungsdaten zentral, strukturiert und sofort nutzbar bereitzustellen.

So funktioniert der Workflow

1. Gmail als Trigger verbinden: In Mindverse Studio wählen Sie Gmail als Auslöser aus. Der Workflow startet automatisch, sobald eine neue E-Mail mit Rechnung oder ein passender Anhang im definierten Postfach eingeht.
2. Rechnungen erkennen und Inhalte an die KI übergeben: Der Workflow filtert relevante E-Mails, liest Betreff, Nachrichtentext und Anhänge aus und übergibt die Inhalte an einen KI-Agenten mit klaren Extraktionsanweisungen.
3. Rechnungsdaten strukturiert extrahieren: Die KI erkennt Felder wie Lieferant, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Währung und Fälligkeitsdatum – auch bei unterschiedlichen Layouts.
4. Daten in Google Sheets speichern: Die extrahierten Informationen werden automatisch als neue Zeile in einer Google-Sheets-Tabelle erfasst. So entsteht ein sofort nutzbares Rechnungsregister für Reporting und Buchhaltung.
5. Vorgang in Notion dokumentieren: Parallel erstellt der Workflow einen neuen Eintrag in Ihrer Notion-Datenbank, etwa für Freigabeprozesse, interne Prüfung oder die Zuordnung zu Kostenstellen.
6. Workflow erweitern und absichern: Über den No-Code Builder ergänzen Sie bei Bedarf Validierungen, Benachrichtigungen oder Freigabeschritte – ganz ohne Code und mit Zugriff auf 1000+ Integrationen.

Häufige Fragen

Welche Rechnungen kann der Workflow verarbeiten?

Der Workflow eignet sich für Rechnungen, die per Gmail eingehen – zum Beispiel als E-Mail-Text oder PDF-Anhang. Mit passenden KI-Anweisungen kann er auch unterschiedliche Layouts und Formate verarbeiten.

Welche Daten werden aus der Rechnung extrahiert?

Typische Felder sind Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Steuerbetrag sowie Währung. Sie können die Felder in Mindverse Studio flexibel an Ihren Prozess anpassen.

Warum werden Google Sheets und Notion zusammen genutzt?

Google Sheets eignet sich ideal für strukturierte Tabellen, Auswertungen und Exporte. Notion ist hilfreich, wenn Sie Rechnungen zusätzlich dokumentieren, kommentieren oder in Freigabe- und Prüfprozesse integrieren möchten.

Kann ich eigene Regeln für die KI festlegen?

Ja. In Mindverse Studio arbeiten Sie mit KI-Agenten, die eigene Anweisungen erhalten. So definieren Sie genau, welche Felder extrahiert werden sollen und wie mit unvollständigen oder uneinheitlichen Rechnungen umzugehen ist.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um den Workflow einzurichten?

Nein. Der Workflow wird im visuellen No-Code Workflow Builder erstellt. Trigger, KI-Schritte und Integrationen lassen sich per Oberfläche konfigurieren, ohne selbst Code schreiben zu müssen.

Ist der Workflow auch für größere Teams geeignet?

Ja. Gerade Finance- und Operations-Teams profitieren davon, wiederkehrende Rechnungsverarbeitung zu standardisieren. Durch automatische Erfassung und zentrale Dokumentation wird der Prozess skalierbar und transparenter.

Kann ich den Workflow später erweitern?

Ja. Sie können zusätzliche Schritte wie Benachrichtigungen, Freigaben, Plausibilitätsprüfungen oder Übergaben an weitere Tools ergänzen. Mindverse Studio unterstützt dafür 1000+ Integrationen.