KI für Ihr Unternehmen – Jetzt Demo buchen

Rechnungen mit KI verarbeiten mit KI automatisieren | Mindverse Studio

Dieser Workflow automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen mit KI. Rechnungen aus Gmail werden erkannt, relevante Daten extrahiert und strukturiert in Google Sheets sowie Notion abgelegt. So sparen Teams Zeit, reduzieren manuelle Fehler und behalten den Überblick über ihre Finanzprozesse.

Demo anfragen
<div class="wfa-wrap"><style>.wfa-wrap{width:100%;max-width:1100px;height:500px;max-height:500px;margin:0 auto;background:#ffffff;font-family:system-ui,-apple-system,sans-serif;position:relative;overflow:hidden;border-radius:24px}.wfa-stage{position:relative;width:100%;height:100%;background:linear-gradient(180deg,#ffffff 0%,#fcfbff 100%)}.wfa-svg{position:absolute;inset:0;width:100%;height:100%;z-index:1}.wfa-line{fill:none;stroke:#7c3aed;stroke-width:4;stroke-linecap:round;stroke-linejoin:round;stroke-dasharray:900;stroke-dashoffset:900;animation:wfa-draw 2.8s ease forwards}.wfa-line2{animation-delay:.35s}.wfa-line3{animation-delay:.7s}.wfa-dot{fill:#7c3aed;filter:drop-shadow(0 0 8px rgba(124,58,237,.45))}.wfa-card{position:absolute;z-index:2;width:180px;min-height:92px;background:#fff;border:1px solid rgba(124,58,237,.12);border-radius:16px;box-shadow:0 10px 30px rgba(17,24,39,.08);padding:14px 14px 12px;display:flex;gap:12px;align-items:flex-start;opacity:0;transform:translateY(18px) scale(.98);animation:wfa-in .6s ease forwards}.wfa-card:nth-of-type(1){animation-delay:.1s}.wfa-card:nth-of-type(2){animation-delay:.45s}.wfa-card:nth-of-type(3){animation-delay:.8s}.wfa-card:nth-of-type(4){animation-delay:1.15s}.wfa-icon{width:40px;height:40px;border-radius:12px;background:rgba(124,58,237,.1);display:grid;place-items:center;flex:0 0 40px}.wfa-icon svg{width:22px;height:22px;stroke:#7c3aed}.wfa-content{display:flex;flex-direction:column;gap:4px}.wfa-label{font-size:15px;line-height:1.25;font-weight:700;color:#111827}.wfa-sub{font-size:12px;line-height:1.35;color:#6b7280}.wfa-c1{left:4%;top:64px}.wfa-c2{left:30%;top:64px}.wfa-c3{left:56%;top:64px}.wfa-c4{left:74%;top:250px}.wfa-chip{position:absolute;right:18px;top:18px;background:#f5f3ff;color:#7c3aed;border:1px solid rgba(124,58,237,.14);padding:8px 12px;border-radius:999px;font-size:12px;font-weight:700;z-index:3}.wfa-grid{position:absolute;inset:0;background-image:linear-gradient(rgba(124,58,237,.035) 1px,transparent 1px),linear-gradient(90deg,rgba(124,58,237,.035) 1px,transparent 1px);background-size:24px 24px;mask-image:linear-gradient(180deg,rgba(0,0,0,.55),rgba(0,0,0,.15));z-index:0}.wfa-caption{position:absolute;left:24px;bottom:18px;font-size:12px;color:#6b7280;z-index:3;background:rgba(255,255,255,.9);padding:6px 10px;border-radius:999px;border:1px solid rgba(124,58,237,.08)}@keyframes wfa-in{to{opacity:1;transform:translateY(0) scale(1)}}@keyframes wfa-draw{to{stroke-dashoffset:0}}@keyframes wfa-pulse{0%,100%{transform:scale(1);opacity:1}50%{transform:scale(1.35);opacity:.75}}.wfa-dotpulse{animation:wfa-pulse 1.6s ease-in-out infinite}.wfa-motion{offset-path:path('M 180 110 C 240 110, 260 110, 320 110 S 450 110, 500 110 S 650 110, 700 160 S 760 260, 830 296');offset-distance:0%;animation:wfa-move 5.8s linear infinite 1.2s}@keyframes wfa-move{0%{offset-distance:0%;opacity:0}8%{opacity:1}92%{opacity:1}100%{offset-distance:100%;opacity:0}}@media (max-width:900px){.wfa-wrap{height:500px}.wfa-card{width:160px}.wfa-c1{left:4%;top:52px}.wfa-c2{left:34%;top:52px}.wfa-c3{left:64%;top:52px}.wfa-c4{left:50%;top:260px;transform:translateX(-50%) translateY(18px) scale(.98)}.wfa-card.wfa-c4{animation-name:wfa-in-center}}@keyframes wfa-in-center{to{opacity:1;transform:translateX(-50%) translateY(0) scale(1)}}@media (max-width:640px){.wfa-wrap{height:500px}.wfa-card{width:140px;min-height:86px;padding:12px}.wfa-label{font-size:14px}.wfa-sub{font-size:11px}.wfa-c1{left:4%;top:40px}.wfa-c2{left:52%;top:40px;transform:translateX(-50%) translateY(18px) scale(.98)}.wfa-c3{right:4%;left:auto;top:180px}.wfa-c4{left:50%;top:330px;transform:translateX(-50%) translateY(18px) scale(.98)}.wfa-svg path{d:path('M 110 86 C 150 86, 170 86, 220 86 S 290 86, 320 110 S 340 170, 430 210 S 470 260, 320 360')}} </style><div class="wfa-stage"><div class="wfa-grid"></div><div class="wfa-chip">Finance Workflow</div><svg class="wfa-svg" viewBox="0 0 1000 500" preserveAspectRatio="none" aria-hidden="true"><path class="wfa-line wfa-line1" d="M 180 110 C 240 110, 260 110, 320 110"></path><path class="wfa-line wfa-line2" d="M 500 110 C 560 110, 620 110, 700 160"></path><path class="wfa-line wfa-line3" d="M 700 160 C 760 200, 780 250, 830 296"></path><circle class="wfa-dot wfa-dotpulse wfa-motion" r="7" cx="0" cy="0"></circle></svg><div class="wfa-card wfa-c1"><div class="wfa-icon"><svg viewBox="0 0 24 24" fill="none" stroke-width="1.8"><path d="M3 6.75 12 13l9-6.25"></path><rect x="3" y="5" width="18" height="14" rx="2.5"></rect></svg></div><div class="wfa-content"><div class="wfa-label">Gmail Trigger</div><div class="wfa-sub">Neue Rechnung per E-Mail erkennen</div></div></div><div class="wfa-card wfa-c2"><div class="wfa-icon"><svg viewBox="0 0 24 24" fill="none" stroke-width="1.8"><path d="M12 3l2.4 4.86L20 10l-4 3.9.94 5.6L12 17l-4.94 2.5L8 13.9 4 10l5.6-2.14L12 3z"></path></svg></div><div class="wfa-content"><div class="wfa-label">KI extrahiert Daten</div><div class="wfa-sub">Betrag, Datum, Lieferant, Fälligkeit</div></div></div><div class="wfa-card wfa-c3"><div class="wfa-icon"><svg viewBox="0 0 24 24" fill="none" stroke-width="1.8"><rect x="4" y="4" width="16" height="16" rx="2.5"></rect><path d="M8 9h8M8 13h8M8 17h5"></path></svg></div><div class="wfa-content"><div class="wfa-label">Google Sheets</div><div class="wfa-sub">Rechnungsdaten automatisch protokollieren</div></div></div><div class="wfa-card wfa-c4"><div class="wfa-icon"><svg viewBox="0 0 24 24" fill="none" stroke-width="1.8"><path d="M8 5h8M8 12h8M8 19h5"></path><rect x="4" y="3" width="16" height="18" rx="2.5"></rect></svg></div><div class="wfa-content"><div class="wfa-label">Notion Eintrag</div><div class="wfa-sub">Dokumentation und Freigabe im Team</div></div></div><div class="wfa-caption">Automatisiert mit Mindverse Studio: No-Code, KI-Agenten, Trigger & Integrationen</div></div><script>(function(){var wrap=document.currentScript.parentElement;function restart(){var cards=wrap.querySelectorAll('.wfa-card');cards.forEach(function(el){el.style.animation='none';void el.offsetWidth;el.style.animation='';});var lines=wrap.querySelectorAll('.wfa-line');lines.forEach(function(el){el.style.animation='none';void el.offsetWidth;el.style.animation='';});}window.addEventListener('resize',function(){clearTimeout(window.__wfaR);window.__wfaR=setTimeout(restart,120);});})();</script></div>

Rechnungen mit KI verarbeiten mit KI automatisieren | Mindverse Studio

Rechnungen mit KI verarbeiten

Mit diesem Workflow automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung eingehender Rechnungen von Anfang bis Ende. Neue Rechnungen, die per Gmail eingehen, werden automatisch erkannt und an einen KI-Agenten in Mindverse Studio übergeben. Die KI liest Inhalte aus E-Mails und Anhängen aus, extrahiert wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit und bereitet die Daten für die weitere Verarbeitung auf.

Im nächsten Schritt schreibt der Workflow die extrahierten Rechnungsdaten in Google Sheets, damit Ihr Finance-Team eine zentrale, leicht auswertbare Übersicht erhält. Zusätzlich kann parallel in Notion ein strukturierter Eintrag oder eine Datenbankseite erstellt werden, um Freigaben, Dokumentation und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Durch automatische Trigger, KI-Agenten mit eigenen Anweisungen und den visuellen No-Code Workflow Builder lässt sich der gesamte Prozess ohne komplexe Entwicklung umsetzen.

Das Ergebnis: weniger manuelle Dateneingabe, schnellere Bearbeitung von Rechnungen, konsistente Datenqualität und ein skalierbarer Finanz-Workflow. Besonders für Unternehmen mit hohem Rechnungseingang ist diese Automatisierung ein effizienter Weg, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und die Buchhaltung intelligent zu entlasten.

This is some text inside of a div block.

So funktioniert der Workflow

So funktioniert der Workflow

  1. Gmail als Trigger verbinden: Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto in Mindverse Studio und definieren Sie, welche eingehenden E-Mails als Rechnung erkannt werden sollen – zum Beispiel über Betreff, Absender, Label oder Anhänge im PDF-Format.
  2. Rechnung an KI-Agenten übergeben: Fügen Sie einen KI-Agenten in den Workflow ein und geben Sie ihm klare Anweisungen, welche Felder extrahiert werden sollen, etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuer, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit.
  3. Daten strukturieren und validieren: Lassen Sie die KI die Inhalte in ein einheitliches Format bringen. Optional können Sie Regeln ergänzen, um Pflichtfelder zu prüfen oder unvollständige Rechnungen gesondert zu markieren.
  4. Eintrag in Google Sheets erstellen: Über die Google-Sheets-Integration werden alle extrahierten Felder automatisch in eine Tabelle geschrieben. So entsteht ein zentrales Register für Reporting, Controlling und Abstimmungen.
  5. Rechnung in Notion dokumentieren: Erstellen Sie zusätzlich automatisch einen Datensatz in Notion, zum Beispiel für Freigabeprozesse, Zuständigkeiten oder als Archiv für bearbeitete Rechnungen.
  6. Workflow testen und aktivieren: Prüfen Sie den Ablauf mit Beispielrechnungen im visuellen No-Code Workflow Builder und aktivieren Sie den Workflow. Ab dann läuft die Rechnungsverarbeitung automatisch im Hintergrund.

Häufige Fragen

Welche Rechnungen kann der Workflow verarbeiten?

Der Workflow kann Rechnungen verarbeiten, die per Gmail eingehen – etwa als E-Mail-Inhalt oder als Anhang, beispielsweise PDF-Dateien. Welche Nachrichten berücksichtigt werden, definieren Sie über Trigger-Regeln.

Welche Daten kann die KI aus einer Rechnung extrahieren?

Typische Felder sind Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Steuerbetrag, Währung und weitere individuelle Felder. Die genauen Extraktionsregeln legen Sie im KI-Agenten fest.

Kann ich die Ausgabe in Google Sheets anpassen?

Ja. Sie bestimmen selbst, welche Spalten befüllt werden und in welches Tabellenblatt die Daten geschrieben werden. So können Sie den Workflow an bestehende Finanz- oder Reporting-Strukturen anpassen.

Wofür wird Notion in diesem Workflow genutzt?

Notion eignet sich ideal für Dokumentation, Freigaben und Team-Zusammenarbeit. Sie können dort automatisch Datenbankeinträge für jede Rechnung anlegen und Status, Verantwortlichkeiten oder Kommentare verwalten.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um den Workflow zu bauen?

Nein. Mit dem visuellen No-Code Workflow Builder in Mindverse Studio erstellen und verwalten Sie den Prozess ohne Code. Integrationen, Trigger, KI-Agenten und Aktionen lassen sich per Oberfläche konfigurieren.

Kann ich dem KI-Agenten eigene Regeln geben?

Ja. In Mindverse Studio können Sie KI-Agenten mit eigenen Anweisungen ausstatten, damit sie genau die Informationen extrahieren und in dem Format ausgeben, das Ihr Unternehmen benötigt.

Ist der Workflow auch für große Rechnungsmengen geeignet?

Ja. Gerade bei hohem E-Mail- und Rechnungsaufkommen hilft die Automatisierung, manuelle Arbeit zu reduzieren, Daten konsistent zu halten und Prozesse zuverlässig zu skalieren.

Bereit für den nächsten Schritt?

Das Expertenteam von Mindverse freut sich darauf, Ihnen zu helfen.
Vorbereitete KI Lösungen für:
Marketing & PRKreative & DesignerProjektleiter
Recht & FinanzenVertrieb & Kunden-ServiceTeams
Für StudentenFür Bildungseinrichtungen
Herzlichen Dank! Deine Nachricht ist eingegangen!
Oops! Du hast wohl was vergessen, versuche es nochmal.
©2025 Mindverse. Alle Rechte vorbehalten
Moralische Grundsätze
Datenschutzerklärung von Mindverse
AGBs
Impressum