Rechnungen mit KI verarbeiten

Mit diesem Workflow automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung eingehender Rechnungen von Anfang bis Ende. Neue Rechnungen, die per Gmail eingehen, werden automatisch erkannt und an einen KI-Agenten in Mindverse Studio übergeben. Die KI liest Inhalte aus E-Mails und Anhängen aus, extrahiert wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit und bereitet die Daten für die weitere Verarbeitung auf.

Im nächsten Schritt schreibt der Workflow die extrahierten Rechnungsdaten in Google Sheets, damit Ihr Finance-Team eine zentrale, leicht auswertbare Übersicht erhält. Zusätzlich kann parallel in Notion ein strukturierter Eintrag oder eine Datenbankseite erstellt werden, um Freigaben, Dokumentation und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Durch automatische Trigger, KI-Agenten mit eigenen Anweisungen und den visuellen No-Code Workflow Builder lässt sich der gesamte Prozess ohne komplexe Entwicklung umsetzen.

Das Ergebnis: weniger manuelle Dateneingabe, schnellere Bearbeitung von Rechnungen, konsistente Datenqualität und ein skalierbarer Finanz-Workflow. Besonders für Unternehmen mit hohem Rechnungseingang ist diese Automatisierung ein effizienter Weg, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und die Buchhaltung intelligent zu entlasten.

So funktioniert der Workflow

1. Gmail als Trigger verbinden: Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto in Mindverse Studio und definieren Sie, welche eingehenden E-Mails als Rechnung erkannt werden sollen – zum Beispiel über Betreff, Absender, Label oder Anhänge im PDF-Format.
2. Rechnung an KI-Agenten übergeben: Fügen Sie einen KI-Agenten in den Workflow ein und geben Sie ihm klare Anweisungen, welche Felder extrahiert werden sollen, etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuer, Gesamtbetrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit.
3. Daten strukturieren und validieren: Lassen Sie die KI die Inhalte in ein einheitliches Format bringen. Optional können Sie Regeln ergänzen, um Pflichtfelder zu prüfen oder unvollständige Rechnungen gesondert zu markieren.
4. Eintrag in Google Sheets erstellen: Über die Google-Sheets-Integration werden alle extrahierten Felder automatisch in eine Tabelle geschrieben. So entsteht ein zentrales Register für Reporting, Controlling und Abstimmungen.
5. Rechnung in Notion dokumentieren: Erstellen Sie zusätzlich automatisch einen Datensatz in Notion, zum Beispiel für Freigabeprozesse, Zuständigkeiten oder als Archiv für bearbeitete Rechnungen.
6. Workflow testen und aktivieren: Prüfen Sie den Ablauf mit Beispielrechnungen im visuellen No-Code Workflow Builder und aktivieren Sie den Workflow. Ab dann läuft die Rechnungsverarbeitung automatisch im Hintergrund.

Häufige Fragen

Welche Rechnungen kann der Workflow verarbeiten?

Der Workflow kann Rechnungen verarbeiten, die per Gmail eingehen – etwa als E-Mail-Inhalt oder als Anhang, beispielsweise PDF-Dateien. Welche Nachrichten berücksichtigt werden, definieren Sie über Trigger-Regeln.

Welche Daten kann die KI aus einer Rechnung extrahieren?

Typische Felder sind Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Steuerbetrag, Währung und weitere individuelle Felder. Die genauen Extraktionsregeln legen Sie im KI-Agenten fest.

Kann ich die Ausgabe in Google Sheets anpassen?

Ja. Sie bestimmen selbst, welche Spalten befüllt werden und in welches Tabellenblatt die Daten geschrieben werden. So können Sie den Workflow an bestehende Finanz- oder Reporting-Strukturen anpassen.

Wofür wird Notion in diesem Workflow genutzt?

Notion eignet sich ideal für Dokumentation, Freigaben und Team-Zusammenarbeit. Sie können dort automatisch Datenbankeinträge für jede Rechnung anlegen und Status, Verantwortlichkeiten oder Kommentare verwalten.

Brauche ich Programmierkenntnisse, um den Workflow zu bauen?

Nein. Mit dem visuellen No-Code Workflow Builder in Mindverse Studio erstellen und verwalten Sie den Prozess ohne Code. Integrationen, Trigger, KI-Agenten und Aktionen lassen sich per Oberfläche konfigurieren.

Kann ich dem KI-Agenten eigene Regeln geben?

Ja. In Mindverse Studio können Sie KI-Agenten mit eigenen Anweisungen ausstatten, damit sie genau die Informationen extrahieren und in dem Format ausgeben, das Ihr Unternehmen benötigt.

Ist der Workflow auch für große Rechnungsmengen geeignet?

Ja. Gerade bei hohem E-Mail- und Rechnungsaufkommen hilft die Automatisierung, manuelle Arbeit zu reduzieren, Daten konsistent zu halten und Prozesse zuverlässig zu skalieren.